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檔案裝盒是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，其制度要求通常包括以下幾個(gè)方面：
一、文件排序與裝盒
排序要求：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照檔號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致。這樣可以確保在檢索到文件條目后，能夠準(zhǔn)確地找到對(duì)應(yīng)的文件實(shí)體。
分類裝盒：
不同年度：不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒。跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)一起放入歸檔的年度中。
不同保管期限：不同保管期限的歸檔文件也不能放入同一檔案盒。
不同機(jī)構(gòu)或問題：在分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某些機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決。
二、檔案盒選擇與使用
材質(zhì)要求：檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，以保證檔案的長期保存不受損害。
厚度選擇：應(yīng)根據(jù)盒內(nèi)文件的總厚度選擇適宜厚度的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。有時(shí)，某個(gè)類目的最后幾件文件不夠裝滿一個(gè)檔案盒，可選用厚度較薄的檔案盒來解決。
尺寸與標(biāo)識(shí)：檔案盒的外形尺寸通常為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，并在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。
三、備考表填寫
備考表應(yīng)置于盒內(nèi)文件之后，填寫項(xiàng)目包括：
盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
整理日期：歸檔文件整理完成的日期。
檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。
檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
四、其他注意事項(xiàng)
文件歸位：檔案利用完畢后，必須準(zhǔn)確歸位，即按照原來的排序和位置放回檔案盒中，以防止文件丟失或錯(cuò)亂。
檔案管理：檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。
綜上所述，檔案裝盒的制度要求涵蓋了文件排序、檔案盒選擇與使用、備考表填寫以及文件歸位等多個(gè)方面，旨在確保檔案的完整性、有序性和安全性。
