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在實施前雙方對檔案進行統(tǒng)計與分批次交接，按原檔案分類的編號與類別提取，提卷人按實際案卷數(shù)與頁數(shù)填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

加工方收到檔案后按照雙方制定的檔案整理規(guī)范對其紙介檔案進行整理，統(tǒng)一編號。

對要進行掃描加工的檔案進行拆分，對于褶皺影響掃描的檔案進行平整處理，為下一步驟掃描工作做前期準備。

對缺失字段進行補充，對其他項字段進行檢查修改，完善條目信息，更改完成卷內目錄，并重新打印卷內目錄。

掃描人員收到整理后的檔案，將紙質性檔案通過高速或零邊距掃描儀將其轉換成電子圖像。在掃描過程中保證圖像的清晰度與完整性。

根據(jù)國家檔案行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DT/T 31-2017），數(shù)字化加工主要技術如下：

1.掃描色彩模式：彩色24位；
2.掃描分辨率：300dpi，對于檔案清晰度差的適當提高分辨率；
3.原始圖像保存格式：JPG或雙層PDF；
4.圖像命名規(guī)則：從檔案封面開始掃描，封面圖像編號“00000”，以下從“00001”按流水號編制。

修圖人員負責對掃描完的圖像進行去污、校正等工作，同時進行圖像質檢（如：模糊、原稿殘缺、補掃、漏掃、圖片不完整等）。

質檢人員對檔案的圖像進行全面的質檢，質檢小組質檢合格后將數(shù)據(jù)提交給主管驗收。
1.清晰：不失真，無因掃描操作造成的發(fā)虛、發(fā)亮、漏光或扭曲現(xiàn)象；
2.完整：無漏掃、掃重、卷邊、壓字、透字現(xiàn)象；
3.端正：圖像方向符合閱讀習慣，圖像的傾斜度不超過2度；
4.準確：圖像的排列順序與檔案原件的順序完全一致。為確保檔案原檔原貌，彩色圖像的外緣留原背景白邊，寬度2mm。

檔案掃描完成后，進行細致認真的裝訂。具體裝訂如下：
1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進行裝訂；
2.按照歷史檔案原有的裝訂方向進行，不更換裝訂的位置；
3.對于裝訂時某些頁面必須進行折疊的情況，以減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊；
4.采用專業(yè)裝訂線進行裝訂，不使用金屬裝訂物，如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬裝訂物，予以剔除；
5.遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。盡可能按照原來的裝訂孔位進行穿線裝訂，盡量不新打孔裝訂，力求保護原件。

1.圖像響應：圖像完整、整潔、無色差、無歪斜、無黑邊、瀏覽及打印清晰；
2.數(shù)據(jù)對應：檔案目錄數(shù)據(jù)與掃描圖像100%正確對應；
3.檔案館工作人員按批次提供案卷給數(shù)字化加工作業(yè)方，以全宗為單位。
加工方完成掃描圖像質量檢查后，檔案館進行抽檢，抽檢合格率達到100%時，提供下一批次案卷。

檔案館檢查合格后歸還上架，填寫《檔案入庫單》與出庫批次保持一致。