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數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。它既是一場管理變革，又是一場技術(shù)變革，涉及計(jì)算機(jī)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、安全等諸多技術(shù)。
《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求：“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館(室)建設(shè)優(yōu)化升級。加強(qiáng)電子檔案長期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲與驗(yàn)證體系，保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性?！?/p>
2024年《檔案法實(shí)施條例》明確指出：國家鼓勵(lì)和支持企業(yè)事業(yè)單位、社會組織和個(gè)人等社會力量通過開展科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和科技成果推廣等形式，參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。
當(dāng)前，數(shù)字檔案館的建設(shè)重點(diǎn)已轉(zhuǎn)向高新技術(shù)。那么，應(yīng)如何充分發(fā)揮技術(shù)的賦能作用，建設(shè)具有數(shù)智時(shí)代特征、有效提升檔案“收管存用”信息化水平的數(shù)字檔案館?要解答這個(gè)問題，還需對相關(guān)技術(shù)進(jìn)行深入了解與實(shí)踐。
■ 電子文件接收
數(shù)字檔案館建設(shè)“以資源為王”。為確保有價(jià)值的數(shù)字檔案資源能夠接收進(jìn)館，從數(shù)字檔案館建設(shè)開始，就應(yīng)確定電子文件的接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上抓好電子文件管理。
在范圍上，除了參照紙質(zhì)檔案接收要求，還應(yīng)針對電子文件多樣性的特點(diǎn)，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄;在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件;在移交方式上，可以是在線也可以是離線自動或半自動接收。此外，還要通過質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等，加強(qiáng)對電子文件形成、整理、歸檔、移交的監(jiān)督。當(dāng)電子文件同時(shí)符合質(zhì)量要求和歸檔程序要求，就可以轉(zhuǎn)化為電子檔案。
在電子文件接收的過程中，需要具備的關(guān)鍵技術(shù)是：文本挖掘技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)預(yù)處理技術(shù)、資源組織及關(guān)聯(lián)技術(shù)等。
■ 檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
它包含檔案數(shù)字化采集、檔案數(shù)字化管理、檔案數(shù)字化查閱，可實(shí)現(xiàn)檔案資源內(nèi)容自動化識別、規(guī)?；治觥⒖梢暬尸F(xiàn)。檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)在于：提高檔案采集、管理和利用的效率和準(zhǔn)確度。
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)包括：掃描技術(shù)、OCR識別技術(shù)、視音頻捕捉技術(shù)、多媒體信息壓縮技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲與組織技術(shù)、多媒體信息標(biāo)引技術(shù)、數(shù)據(jù)集成技術(shù)、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。
■ 電子檔案管理系統(tǒng)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》指出，“電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。”這明確了系統(tǒng)必備的功能。
通過電子檔案管理系統(tǒng)，檔案業(yè)務(wù)人員可以對電子檔案進(jìn)行科學(xué)、高效管理。此外，基于電子簽名、數(shù)字加密、權(quán)限控制、備份與恢復(fù)、定期數(shù)據(jù)遷移等技術(shù)手段，系統(tǒng)還能保障檔案信息的安全性和可靠性。
電子檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)有：檔案信息管理平臺技術(shù)、基于內(nèi)容的信息檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、OCR識別技術(shù)、用戶界面生成器、批量掛接技術(shù)、多文件瀏覽器技術(shù)、通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、通用報(bào)表生成器、數(shù)據(jù)儲存與管理技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)、安全與隱私保護(hù)技術(shù)等。
■ 檔案信息共享與流轉(zhuǎn)
檔案信息作為新生產(chǎn)要素，在信息技術(shù)的驅(qū)動下，可以發(fā)揮更大的價(jià)值。通過數(shù)字化技術(shù)，檔案信息不再受限于時(shí)間和空間，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和共享。這樣不僅方便利用者獲取所需的檔案信息，還能加快工作流程，提高工作效率。
但在檔案信息的共享利用與流轉(zhuǎn)中，可能會存在涉密、涉敏等問題，導(dǎo)致檔案信息泄露或?yàn)E用。這些問題都需要我們建立數(shù)據(jù)安全管理制度，運(yùn)用信息技術(shù)去解決，比如：制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口。
檔案信息共享與流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵技術(shù)包括：多媒體數(shù)據(jù)壓縮和傳輸技術(shù)、分布式資源與運(yùn)行管理技術(shù)、信息檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)等。
■ 檔案保密與權(quán)限管理
數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的另一個(gè)重要應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案的權(quán)限管理與安全控制。在數(shù)字化技術(shù)的作用下，管理員可以對檔案信息做出加密、權(quán)限管理等操作，確保檔案信息的保密性和安全性，防止檔案信息泄密或被非法篡改。此外，還需定期開展安全漏洞檢測和風(fēng)險(xiǎn)評估，主動防范因異質(zhì)備份損壞、人工誤刪、病毒等突發(fā)情況而造成的數(shù)據(jù)丟失及泄露問題。
檔案保密與權(quán)限管理的主要技術(shù)有：防火墻、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、交換控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等技術(shù)。
■ 檔案管理流程優(yōu)化
檔案管理包含八大流程，分別是：收集與接收、登記與整理、保存與保管、檢索與利用、鑒定與評價(jià)、銷毀與保全、借閱與歸還、監(jiān)督與評估。
在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)全流程電子化，還能通過分析流程，發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，確保檔案的完整性、可靠性和可持續(xù)性。此外，數(shù)字化技術(shù)還能為流程的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。
檔案管理流程優(yōu)化的主要技術(shù)有：流程協(xié)同、數(shù)據(jù)挖掘和主動推送、數(shù)據(jù)可視化等技術(shù)。
隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館所依賴的技術(shù)也將不斷演進(jìn)，在檔案“收管存用”等方面不斷取得進(jìn)步與突破。
