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新修訂的《檔案法》第五章第四十條規(guī)定：“檔案館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館?！?/p>
《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要加速數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，指出要“推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲(chǔ)與驗(yàn)證體系，保證電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性?！?/p>
隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的加速，辦公自動(dòng)化的興起，建設(shè)數(shù)字檔案館已經(jīng)成為各級(jí)各類檔案館適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，更是提升檔案信息化整體水平的重要舉措。
數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。
那么，相較于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館具有哪些獨(dú)有的特征和功能?各級(jí)各類檔案館應(yīng)如何建設(shè)數(shù)字檔案館?又該如何解決實(shí)踐過(guò)程中遇到的問(wèn)題?
一、數(shù)字檔案館的基本特征
■ 檔案資源數(shù)字化
數(shù)字檔案館以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、音頻、視頻等，通過(guò)數(shù)字化加工的方式，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體“虛擬化”，從而壓縮存儲(chǔ)空間，改進(jìn)組織形式。
■ 信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化
這是數(shù)字檔案館信息傳輸和共享的前提。在數(shù)字檔案館中，檔案信息的組織必須采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，比如統(tǒng)一的文件格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等等，以確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中同類信息格式一致，為信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
■ 信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化
數(shù)字檔案館依賴于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將用戶端、web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索系統(tǒng)等組成部件連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的收集、管理、移交和利用，從而加快信息傳遞與反饋的速度。
■ 檔案管理系統(tǒng)化
將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。
■ 檔案利用知識(shí)化
將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來(lái)源，在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并連接起來(lái)，以檔案利用需求為導(dǎo)向，主動(dòng)為用戶提供個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)。
二、數(shù)字檔案館的主要功能
1、多層面信息采集捕獲
通過(guò)多層面的信息采集，形成社會(huì)綜合信息資源庫(kù)。內(nèi)容涵蓋傳統(tǒng)館藏檔案、各立檔單位的檔案文件資料、具有檔案性質(zhì)的行業(yè)或?qū)ｎ}信息資源庫(kù)，以及其他零散無(wú)序、具有檔案價(jià)值的經(jīng)過(guò)整理、組織、加工并納入數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)的信息;其載體形式包括圖形、圖像、語(yǔ)音、視頻等更為廣闊的領(lǐng)域。
2、海量數(shù)據(jù)接收、存儲(chǔ)和管理
通過(guò)數(shù)字化技術(shù)將現(xiàn)有的館藏?cái)?shù)字化，在線接收或脫機(jī)接收各立檔單位歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，將不同格式和類型的數(shù)字化檔案信息轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，進(jìn)行壓縮處理和儲(chǔ)存。后續(xù)的檔案數(shù)字資源管理工作，主要包括：檔案整理、實(shí)體檔案利用管理、實(shí)體檔案保管、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定等。
3、數(shù)據(jù)有效訪問(wèn)和查詢
提供目錄級(jí)和文件級(jí)查詢服務(wù)、基于內(nèi)容的多媒體信息檢索服務(wù)，以及借閱管理和調(diào)用控制功能。利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以對(duì)數(shù)字檔案資源(包括目錄、索引和全文)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱或調(diào)用。
4、便捷的信息發(fā)布與傳播
分為光盤發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)發(fā)布兩種形式。光盤發(fā)布是指將檔案信息復(fù)制到光盤，用戶只需執(zhí)行光盤閱讀程序，即可對(duì)檔案信息進(jìn)行瀏覽和檢索。網(wǎng)上發(fā)布是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)制作軟件，將編輯出來(lái)的數(shù)字檔案信息放到網(wǎng)頁(yè)上，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，供用戶使用。
5、安全保障體系
包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息、物理等方面，指用可靠的技術(shù)措施和完善的管理制度來(lái)保證各方面的安全。比如，通過(guò)身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、訪問(wèn)控制以及防火墻等技術(shù)，確保檔案信息的安全與合理利用。
6、系統(tǒng)管理與維護(hù)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)具備審計(jì)跟蹤、用戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、參數(shù)設(shè)置等基本系統(tǒng)管理功能。完成系統(tǒng)建設(shè)后，還需對(duì)系統(tǒng)性能進(jìn)行監(jiān)控與優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高運(yùn)行效率。
三、數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門、信息化部門和其他相關(guān)部門共同參與。根據(jù)新修訂的《檔案法》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》，數(shù)字檔案館需要在基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系等方面進(jìn)行全方位規(guī)劃和實(shí)施，形成相互關(guān)聯(lián)、相互協(xié)調(diào)的有機(jī)整體。
■ 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
集成建設(shè)相對(duì)獨(dú)立、穩(wěn)定且兼容的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等，適應(yīng)當(dāng)前館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存管需求和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)需求，支撐數(shù)字檔案館的各項(xiàng)管理和服務(wù)。
■ 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)根據(jù)開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(Open Archival Information System)，開(kāi)發(fā)或采用動(dòng)態(tài)的、可擴(kuò)展的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，包括文檔?體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、信息采集系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息利用服務(wù)系統(tǒng)、運(yùn)?維護(hù)跟蹤管理系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，確保數(shù)字檔案館海量數(shù)字資源的長(zhǎng)久保存和有效利用。
■ 數(shù)字檔案資源建設(shè)
包含原生數(shù)字檔案信息源和次生數(shù)字檔案信息源，前者主要由電子文件歸檔而來(lái)，后者主要是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)由數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換而來(lái)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行校驗(yàn)，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。同時(shí)，全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立數(shù)字檔案資源總庫(kù)和管理庫(kù)、利用庫(kù)、長(zhǎng)期保存庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享。
■ 保障體系建設(shè)
包括安全保障體系建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。前者指配套涵蓋經(jīng)費(fèi)、制度和人オ等各方面的保障體系，支撐數(shù)字檔案館建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)行安全和檔案信息安全。后者指完善各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性的行政法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度等，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保障數(shù)字檔案館運(yùn)行順暢。
四、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策
數(shù)字檔案館建設(shè)需要依賴各種數(shù)字化技術(shù)，也需要一系列基礎(chǔ)工作的支持。當(dāng)前，部分檔案館在實(shí)踐中還有諸多問(wèn)題亟需解決。
技術(shù)難題
數(shù)字檔案館建設(shè)會(huì)出現(xiàn)各種技術(shù)問(wèn)題，涉及數(shù)字化設(shè)備的采購(gòu)和更新、數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用、數(shù)據(jù)傳輸與儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)安全和防護(hù)等等。如果檔案館在信息技術(shù)方面比較薄弱，數(shù)字檔案館建設(shè)就難以順利進(jìn)行。
應(yīng)對(duì)措施：加大投入，圍繞數(shù)字化生成技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索技術(shù)、異構(gòu)系統(tǒng)和互操作技術(shù)、中間件技術(shù)和集群技術(shù)、數(shù)據(jù)加密和網(wǎng)絡(luò)防護(hù)等關(guān)鍵技術(shù)，不斷進(jìn)行技術(shù)更新和升級(jí)，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)環(huán)境，解決大規(guī)模數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等技術(shù)難題。
安全問(wèn)題
未建立備份與災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，容易因硬件故障、病毒或惡意軟件攻擊、人為錯(cuò)誤等，導(dǎo)致檔案信息資源丟失;未建立內(nèi)部安全管理機(jī)制，存在機(jī)密信息外泄、網(wǎng)絡(luò)安全隱患。
應(yīng)對(duì)措施：建立完善的備份和恢復(fù)機(jī)制，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)損失;建立內(nèi)部安全管理機(jī)制，明確安全管理責(zé)任和要求，同時(shí)強(qiáng)化身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制，確保數(shù)字檔案館的安全運(yùn)行。
管理難題
數(shù)字檔案館建設(shè)還面臨著檔案館轉(zhuǎn)型和管理模式的困局。一些檔案館由于未能制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)范，容易出現(xiàn)管理混亂和檔案利用困難的問(wèn)題。
應(yīng)對(duì)措施：在思維方式和管理理念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，明確各項(xiàng)管理規(guī)定和責(zé)任，確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性和可追溯性;培養(yǎng)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員，提高管理水平。
法律法規(guī)問(wèn)題
法律法規(guī)和政策要求是數(shù)字檔案館建設(shè)的依據(jù)。由于部分檔案館對(duì)相關(guān)法律法規(guī)理解不足或體系建設(shè)不全，導(dǎo)致數(shù)字檔案館存在一定的合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)對(duì)措施：在建設(shè)過(guò)程中，圍繞檔案法、信息安全法等，做好充分的合規(guī)性評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制，確保數(shù)字檔案館合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)。
總而言之，建設(shè)數(shù)字檔案館是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措，但在建設(shè)過(guò)程中難免會(huì)面臨各種挑戰(zhàn)和困境。凱立行作為專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商，一直致力于為中央國(guó)家機(jī)關(guān)、政府單位、央企、高校、集團(tuán)企業(yè)和其他組織提供檔案咨詢、檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化服務(wù)，可幫助客戶克服技術(shù)、安全、管理和法律法規(guī)等方面的難題，推進(jìn)數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展。
