服務(wù)熱線
構(gòu)建數(shù)字檔案管理新體系—信息系統(tǒng)數(shù)字檔案產(chǎn)生于信息技術(shù)環(huán)境，依賴(lài)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供的信息技術(shù)環(huán)境進(jìn)行管理。設(shè)計(jì)并建設(shè)符合規(guī)范要求的信息系統(tǒng)是進(jìn)行數(shù)字檔案科學(xué)管理的重要前提。
系統(tǒng)類(lèi)型
按照數(shù)字檔案管理的不同階段，可以將數(shù)字檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案管理（長(zhǎng)期保存）系統(tǒng)三類(lèi)。
1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)
業(yè)務(wù)系統(tǒng)（Business System，BS）是形成或管理組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。常見(jiàn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、音視頻處理系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件管理模塊也稱(chēng)作電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Documents Management System，EDMS），其中實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案形成、收集、整理和歸檔功能管理模塊又稱(chēng)作預(yù)歸檔模塊或預(yù)歸檔系統(tǒng)。
2.電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)（Electronic Records Management System，ERMS）又稱(chēng)作數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)，是對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行捕獲、維護(hù)、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。ERMS主要用于組織機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)字檔案的管理，一般基于《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T 31914—2015）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)和建設(shè)。
3.電子檔案管理（長(zhǎng)期保存）系統(tǒng)
電子檔案管理（長(zhǎng)期保存）系統(tǒng)（Electronic Archive Management System，EAMS）又稱(chēng)作數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)，是致力于以正確和可被獨(dú)立理解的方式長(zhǎng)期保存數(shù)字檔案信息的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。EAMS主要用于各級(jí)各類(lèi)檔案館對(duì)數(shù)字檔案的管理，通常以在EAMS建立單獨(dú)可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)（Trusted Digital Repository，TDR）系統(tǒng)或在EAMS中體現(xiàn)TDR要求的方式實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。EAMS一般基于《空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng) 開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）參考模型》（ISO 14721—2012）、《空間數(shù)據(jù)和信息傳輸系統(tǒng) 可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)審核與認(rèn)證》（ISO 16363—2012）和《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784—2021）等構(gòu)建。
BS（EDMS）、ERMS、EAMS三大系統(tǒng)先后銜接，共同實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案的全生命周期管理。各個(gè)系統(tǒng)一般單獨(dú)存在，但有時(shí)也可能存在交叉合并情況。比如在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部基于全程管理和文檔一體化思路將EDMS、ERMS合二為一，形成電子文件和檔案管理系統(tǒng)（EDMS/ERMS或EDRMS）；或者具有永久保存檔案職責(zé)或意愿的組織機(jī)構(gòu)、直接面向業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子檔案的檔案館，將ERMS、EAMS合并建設(shè)等。
功能架構(gòu)
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T29194—2012、GB/T39784—2021是指導(dǎo)BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS設(shè)計(jì)和建設(shè)的兩項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。
1.核心功能
GB/T 29194—2012主要適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織，規(guī)定的核心業(yè)務(wù)功能包括捕獲登記、分類(lèi)組織、鑒定處置、檢索利用、存儲(chǔ)保管。GB/T 39784—2021主要適用于國(guó)家各級(jí)各類(lèi)檔案館（國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織可參照?qǐng)?zhí)行），規(guī)定的核心業(yè)務(wù)功能包括檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案處置、統(tǒng)計(jì)管理?？傮w來(lái)看，兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)核心業(yè)務(wù)功能與數(shù)字檔案管理流程基本一致，在內(nèi)容上重合度比較高，區(qū)別在于EAMS不存在歸檔功能，移交、銷(xiāo)毀功能也要視檔案館及館藏情況而定?；谏鲜銮闆r，同時(shí)考慮到組織機(jī)構(gòu)與檔案館在檔案管理流程和要求上的相似性，建議BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS設(shè)計(jì)和建設(shè)同時(shí)參考以上兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
2.基本架構(gòu)
結(jié)合GB/T 29194—2012、GB/T 39784—2021相關(guān)內(nèi)容，可以考慮將數(shù)字檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)功能架構(gòu)劃分為配置管理功能、檔案業(yè)務(wù)功能、安全管理功能、系統(tǒng)管理功能和其他功能。
配置管理功能是建立和維護(hù)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范的功能，包括檔案類(lèi)型、分類(lèi)方案、檔號(hào)規(guī)則、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案配置等。
檔案業(yè)務(wù)功能是電子檔案管理系統(tǒng)的核心功能，基于數(shù)字檔案管理流程展開(kāi)，是設(shè)計(jì)和建造BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS最為關(guān)鍵的內(nèi)容。
安全管理功能是保護(hù)檔案以及管理系統(tǒng)安全的功能，包括身份認(rèn)證、電子簽名、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤等。
系統(tǒng)管理是通過(guò)用戶(hù)和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配等，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的各方面表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)控并做出報(bào)告，包括總體要求、系統(tǒng)報(bào)告等。
系統(tǒng)部署
數(shù)字檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)涉及政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，同時(shí)要求實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理功能并進(jìn)行數(shù)據(jù)交互共享，因而在BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS具體部署時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮信息系統(tǒng)跨網(wǎng)部署、多庫(kù)聯(lián)動(dòng)、安全交互和智慧應(yīng)用等特點(diǎn)和要求，根據(jù)前述功能架構(gòu)提出針對(duì)性的建設(shè)方案。
1.跨網(wǎng)部署
實(shí)踐中ERMS、EAMS都存在跨網(wǎng)部署情況。ERMS跨網(wǎng)部署的原因是要銜接所有BS預(yù)歸檔系統(tǒng)以完成在線歸檔、管理工作。ERMS一般應(yīng)當(dāng)與BS在同一網(wǎng)絡(luò)上部署，比如，辦公或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)部署在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或外網(wǎng)上，ERMS也應(yīng)相應(yīng)部署在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或外網(wǎng)上。ERMS需要跨網(wǎng)部署的，要注意做好檔案資源規(guī)劃，確保檔案資源能夠集中統(tǒng)一管理?？紤]到組織機(jī)構(gòu)檔案工作特點(diǎn)，一般不建議ERMS在局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行部署。
EAMS跨網(wǎng)部署的原因是要通過(guò)不同網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)完整的檔案管理功能。同ERMS一般通過(guò)同一套系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源的收、管、存、用不同，EAMS需要在不同網(wǎng)絡(luò)上部署不同平臺(tái)或系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能，比如，在局域網(wǎng)部署資源管理平臺(tái)（一般包括采集、接收、管理、長(zhǎng)期保存、虛擬庫(kù)房、館內(nèi)利用等功能）；同時(shí)或選擇在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)部署利用服務(wù)平臺(tái)、移交接收平臺(tái)、統(tǒng)一歸檔平臺(tái)（集中式數(shù)字檔案室）；在互聯(lián)網(wǎng)部署開(kāi)放共享平臺(tái)、檔案信息網(wǎng)站（微信公眾號(hào)）等。EAMS在設(shè)計(jì)與建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)跨網(wǎng)部署的特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，同時(shí)結(jié)合各地實(shí)際情況合理調(diào)整，確保各項(xiàng)功能得到充分實(shí)現(xiàn)。
2.多庫(kù)聯(lián)動(dòng)
分庫(kù)管理是在數(shù)字檔案館建設(shè)中基于OAIS模型逐漸發(fā)展起來(lái)的數(shù)字檔案資源管理思路，是影響ERMS、EAMS相關(guān)功能實(shí)現(xiàn)的重要因素。OAIS模型是數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)廣泛采用的概念模型，該模型將數(shù)字保存系統(tǒng)功能框架分為接收功能實(shí)體（Ingest Functional Entity）、數(shù)據(jù)管理功能實(shí)體（Data Management Functional Entity）、檔案存儲(chǔ)功能實(shí)體（Archival Storage Functional Entity）、利用功能實(shí)體（Access Functional Entity）、行政管理功能實(shí)體（Administration Functional Entity）、保存規(guī)劃功能實(shí)體（Preservation Planning Functional Entity），其中前四個(gè)實(shí)體的分立為分庫(kù)管理奠定理論基礎(chǔ)?！稊?shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》“3.2檔案資源管理”提出要建設(shè)“資源總庫(kù)、管理庫(kù)、利用庫(kù)”，GB/T 39784—2021“4.5電子檔案分庫(kù)管理”要求根據(jù)電子檔案接收、管理、保存和利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)要求及其所依賴(lài)的不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分別建立電子檔案庫(kù)，對(duì)分庫(kù)管理提出明確指引。
實(shí)踐中數(shù)字檔案館EAMS分庫(kù)管理情況不盡相同，比較常見(jiàn)的做法是設(shè)置接收庫(kù)（整編庫(kù)、臨時(shí)庫(kù)）、管理庫(kù)、利用庫(kù)、資源總庫(kù)（長(zhǎng)期保存庫(kù)），庫(kù)與庫(kù)之間通過(guò)數(shù)據(jù)同步機(jī)制和反饋機(jī)制進(jìn)行聯(lián)動(dòng)。數(shù)字檔案進(jìn)入接收庫(kù)，經(jīng)整理并保存一段時(shí)間后進(jìn)入管理庫(kù)，管理庫(kù)數(shù)字檔案經(jīng)開(kāi)放審核形成利用庫(kù)、經(jīng)封裝形成資源總庫(kù)，利用庫(kù)相關(guān)情況會(huì)反饋到管理庫(kù)、資源總庫(kù)。管理庫(kù)、資源總庫(kù)一般宜為物理庫(kù)，接收庫(kù)、利用庫(kù)視網(wǎng)絡(luò)部署情況設(shè)為邏輯庫(kù)或物理庫(kù)。數(shù)字檔案室ERMS未對(duì)分庫(kù)管理提出要求，但為了保證數(shù)據(jù)安全，設(shè)計(jì)和建設(shè)時(shí)建議考慮分庫(kù)問(wèn)題。需要注意的是，分庫(kù)管理要明確各庫(kù)定位，結(jié)合業(yè)務(wù)需要、網(wǎng)絡(luò)情況和管理成本等進(jìn)行合理規(guī)劃，切忌機(jī)械分庫(kù)。
3.安全交互
數(shù)字檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)跨網(wǎng)部署、多庫(kù)聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)為檔案數(shù)據(jù)交互增加了一定難度。按照是否跨網(wǎng)交互，可以分為同一網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互、不同網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互兩類(lèi)。同一網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互，主要指BS預(yù)歸檔系統(tǒng)與ERMS之間，ERMS與EAMS移交接收平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)交互，可以選擇通過(guò)Web Service歸檔接口、中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口等方式，以在線形式進(jìn)行。Web Service具有良好的實(shí)時(shí)性、開(kāi)放性，可以交換若干數(shù)字檔案和元數(shù)據(jù)，也可交換符合規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求的歸檔信息包，是比較理想的數(shù)據(jù)交互方式。中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口具有應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)便、部署方便快捷等優(yōu)點(diǎn)，但也存在實(shí)時(shí)性較差、安全風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較高等問(wèn)題，選擇適用時(shí)應(yīng)當(dāng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，避免造成風(fēng)險(xiǎn)。
不同網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互，主要指數(shù)字檔案館局域網(wǎng)資源管理平臺(tái)與政務(wù)網(wǎng)利用服務(wù)平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放共享平臺(tái)之間，數(shù)字檔案室不同網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，可以選擇采用安全隔離網(wǎng)閘（GAP）、光閘（FGAP）、數(shù)據(jù)擺渡等方式，以在線或離線進(jìn)行。GAP是基于網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，通過(guò)控制和檢查數(shù)據(jù)包來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。FGAP是在GAP基礎(chǔ)上發(fā)展而成，基于光的單向性的單向隔離網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。GAP、FGAP使用場(chǎng)景容易受到安全、設(shè)備等因素限制，應(yīng)用時(shí)應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)部門(mén)要求。數(shù)據(jù)擺渡適用于各類(lèi)需要跨網(wǎng)絡(luò)、跨系統(tǒng)進(jìn)行的數(shù)據(jù)交互，一般使用手動(dòng)操作，也可以自動(dòng)進(jìn)行，使用場(chǎng)景較為廣泛。數(shù)據(jù)擺渡一般需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批程序，按照數(shù)據(jù)脫敏或加密、物理隔離交換（光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或?qū)Ｓ迷O(shè)備）、解密（如已加密）和驗(yàn)證等步驟進(jìn)行。
4.智慧應(yīng)用
智慧應(yīng)用是隨著智慧檔案研究和實(shí)踐的興起，對(duì)BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS設(shè)計(jì)和建設(shè)提出的新要求。BS預(yù)歸檔系統(tǒng)、ERMS、EAMS在設(shè)計(jì)和建設(shè)中可以從智慧管理、智慧數(shù)據(jù)、智慧服務(wù)、智慧決策、智慧保護(hù)、智慧建筑等方面出發(fā)，在自動(dòng)判斷歸檔范圍和保管期限、輔助開(kāi)放審核、智能庫(kù)房建設(shè)等成熟做法的基礎(chǔ)上，積極應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新一代數(shù)字技術(shù)，按照“技術(shù)驅(qū)動(dòng)、場(chǎng)景賦能、智慧發(fā)展”的總體思路，構(gòu)建更為豐富的技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景，為實(shí)現(xiàn)“全流程網(wǎng)上辦理、全鏈路數(shù)據(jù)治理、全方位智能服務(wù)、全領(lǐng)域智慧支撐”智慧檔案管理提供平臺(tái)和系統(tǒng)支撐。
