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眾所周知，檔案資料乃是任何一個(gè)企事業(yè)單位的知識(shí)財(cái)富與智力資源。在以往，各部門(mén)皆采用紙張資料來(lái)保存檔案，這不僅耗費(fèi)大量的人力物力，還極易因人員流動(dòng)以及環(huán)境變化而致使檔案丟失，難以完整且長(zhǎng)期地保存。
伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)且有效的手段與工具——“數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”。數(shù)字化檔案綜合管理系統(tǒng)集計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大量影像數(shù)據(jù)管理技術(shù)、全文檢索技術(shù)以及安全控制技術(shù)于一體。通過(guò)建立大量的影像數(shù)據(jù)庫(kù)、電子目錄庫(kù)、全文信息庫(kù)，以檔案的目錄信息、電子影像信息、電子文件信息、全文信息作為管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、實(shí)體管理、安全管理、安全控制、日志管理等諸多功能，構(gòu)建起一個(gè)能夠完成從檔案接收、數(shù)字化加工、電子文件歸檔、整理編目、信息發(fā)布、檔案利用、庫(kù)房管理到檔案移交等全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。
01.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的主要功能
檔案的移交功能
檔案來(lái)源豐富多樣，不同檔案管理機(jī)構(gòu)之間可能會(huì)進(jìn)行檔案的交換或轉(zhuǎn)移，同一組織內(nèi)部的多個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間也可能存在此類情況。借助檔案管理系統(tǒng)，能夠快速且準(zhǔn)確地定位檔案信息，確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性與完整性。
檔案的校正功能
檔案歸檔后，檔案信息通常不允許輕易修改或變更。然而，在檔案管理的實(shí)際活動(dòng)中，由于種種原因，可能需要對(duì)檔案信息進(jìn)行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，能夠高效、準(zhǔn)確地校正檔案資料，既節(jié)省了時(shí)間，又提高了效率。
檔案的鑒定功能
在檔案的保管和利用過(guò)程中，檔案可能會(huì)出現(xiàn)損壞、遺失、過(guò)保存期限后調(diào)整保管期、密級(jí)調(diào)整或開(kāi)放等各種情況。檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案保管期進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)于接近或已過(guò)保管期限的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示相關(guān)業(yè)務(wù)人員。
檔案的保存功能
由于有高端信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)作為強(qiáng)大支撐，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)安全地保存。即使在過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，也可通過(guò)備份數(shù)據(jù)庫(kù)還原出錯(cuò)前的檔案信息，既安全又實(shí)用。
檔案的銷(xiāo)毀功能
在檔案的保存和利用過(guò)程中，由于種種原因，有些檔案需要銷(xiāo)毀。檔案的銷(xiāo)毀必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并在嚴(yán)格的審批流程下進(jìn)行。
02.利用檔案管理將獲得的益處
促進(jìn)企事業(yè)檔案資源的共享
對(duì)檔案資源的管控突破了時(shí)空限制，檔案管理員可以隨時(shí)隨地查看、修改、上傳檔案。
加強(qiáng)檔案安全性
多層次、多方面的安全管控來(lái)確保檔案的安全共享以及保存、使用。
省時(shí)省力
不必再為檔案管理工作的繁雜而苦惱，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)會(huì)清晰的分類、即時(shí)調(diào)用、省時(shí)省力，方便快捷。
03.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)
(1)各種類型檔案的全面、集中管理;
(2)基于瀏覽器的管理窗口;
(3)自動(dòng)建立各種索引，方便查找;
(4)通過(guò)權(quán)限的設(shè)置來(lái)確保檔案的安全性;
(5)用戶的各種操作，檔案的更新都有詳細(xì)的記錄。
04.適用行業(yè)
政府部門(mén)：掃描并管理政府檔案、人事檔案、公文、會(huì)議記錄、審批文件等。
制造業(yè)：掃描并管理生產(chǎn)過(guò)程中的各種生產(chǎn)工單、定貨單、供應(yīng)商資料、ISO檔案等。
物流業(yè)：掃描并管理客戶簽收的快遞單、代收貨款收據(jù)、報(bào)關(guān)單據(jù)、客戶資料等。
金融服務(wù)業(yè)：掃描并管理大量的業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)記錄、信貸資料、客戶詳細(xì)資料等。
學(xué)校：掃描并管理學(xué)校教師、學(xué)生信息及學(xué)校平時(shí)各種檔案、公文等。
醫(yī)院：掃描并管理醫(yī)院病人信息、藥房信息等各部門(mén)檔案、資料等。
