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檔案數(shù)字化管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具有顯著的優(yōu)勢。細(xì)數(shù)檔案數(shù)字化管理無可代替的優(yōu)勢：
1、增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力
在傳統(tǒng)檔案管理中，雖然文書處理部門整理（立卷）是一項基本制度，但實際落實程度存在問題。許多單位的部門立卷制度不健全或執(zhí)行不力，檔案室收到的資料可能是散亂的，而且檔案管理人員由于知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，無法保證所交材料的完整和成套性。而檔案數(shù)字化后，檔案員可以通過網(wǎng)絡(luò)將各部門輸入電腦的文件資料統(tǒng)一立卷編目，提高檔案歸檔質(zhì)量。例如，在一些大型企業(yè)中，各部門的文件眾多且繁雜，數(shù)字化管理能夠讓檔案員更高效地對這些文件進(jìn)行歸類整理，保證立卷制度的有效執(zhí)行。
2、縮短檔案資料整理工作時間
傳統(tǒng)檔案管理工作在固定的時間、人員和地點(diǎn)進(jìn)行檔案資料的鑒定、整理和歸檔，耗費(fèi)大量時間且效率不高。而檔案數(shù)字化管理突破了這種局限性，管理人員可通過編碼與解碼存儲電子檔案，還能用不同載體復(fù)制和存儲檔案。相關(guān)部門只需將歸檔資料錄入電腦終端并傳輸至檔案管理終端，管理人員就能利用管理系統(tǒng)完成歸檔。這大大縮短了工作時間，操作簡便且提高了工作質(zhì)量。比如在政府部門，大量的公文檔案通過數(shù)字化管理，能快速完成整理歸檔，提高辦公效率。
3、提高查詢效率
隨著社會發(fā)展，檔案資源海量增加，依靠人工查詢檔案費(fèi)時費(fèi)力。檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)后，查詢者只需在指定頁面搜索關(guān)鍵詞就能獲取所需信息。同時，工作人員也能有更多時間進(jìn)行檔案資源的整理和分類等基礎(chǔ)工作。例如在學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)，研究人員需要查詢大量的歷史文獻(xiàn)檔案，數(shù)字化管理讓他們能夠快速定位到所需資料，節(jié)省了大量時間。在一些大型圖書館的檔案管理中，數(shù)字化之前查詢一份舊檔案可能需要幾個小時，數(shù)字化之后，幾分鐘就能找到。
4、增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，原件可以妥善保存，工作中檔案利用可由數(shù)字化副本代替原件，避免或減少了對檔案原件的損壞，延長了原件保存時間。對于歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，數(shù)字化處理后能得到更好的保存。如博物館中的古籍檔案，通過數(shù)字化處理，在研究和展覽等活動中可以使用數(shù)字副本，而將珍貴的原件妥善保存起來。
5、節(jié)約保管費(fèi)用和占地空間，方便查閱
數(shù)字化管理使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)闄C(jī)讀檔案，減少了紙張、保管場地等方面的成本。而且查閱檔案不再需要翻閱大量紙質(zhì)文件，變得極為方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員浪費(fèi)。例如企業(yè)的財務(wù)檔案，以往紙質(zhì)檔案需要專門的檔案庫房存放，數(shù)字化后可存儲在磁盤等介質(zhì)中，節(jié)省了空間，同時查詢財務(wù)數(shù)據(jù)也更加便捷。一些企業(yè)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，減少了專門用于存儲紙質(zhì)檔案的倉庫面積，節(jié)省了紙張采購成本。
6、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔并快速提供利用，查詢資料變得簡單。辦公人員無需外出就能獲取所需檔案信息，檔案庫從單純的文件實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒖刂浦行?。例如，在政府部門的日常辦公中，數(shù)字化檔案管理讓文件流轉(zhuǎn)和信息獲取更加便捷，提高了整體辦公效率。
7、加強(qiáng)檔案安全保密性
數(shù)字化管理方式有效降低了檔案被損毀或丟失的風(fēng)險，同時，智能設(shè)備如智能考勤系統(tǒng)或人臉識別系統(tǒng)還能夠加強(qiáng)對檔案室的門禁管理。
綜上所述，檔案數(shù)字化管理在提高經(jīng)濟(jì)效益、辦公效率、檔案原件保護(hù)、服務(wù)體驗、管理成本、安全性、管理效率和利用效率等方面具有顯著優(yōu)勢。這些優(yōu)勢使得檔案數(shù)字化管理成為現(xiàn)代檔案管理的一種重要趨勢。
