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專業(yè)檔案是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位履行專項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有固定名稱、專業(yè)內(nèi)容和管理形式，未列入機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限的檔案。無論是人事檔案、社保檔案、退役軍人檔案，還是公證檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案等，都與人民群眾切身利益密切相關(guān)，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展息息相關(guān)。深刻認(rèn)識(shí)和把握專業(yè)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，是做好專業(yè)檔案工作的前提和基礎(chǔ)。初步來看，專業(yè)檔案具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。
一是大量形成于基層。越到基層，專業(yè)檔案數(shù)量越多，并呈現(xiàn)出典型的“金字塔”結(jié)構(gòu)特征。以婚姻登記檔案為例，《婚姻登記條例》規(guī)定，內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機(jī)關(guān)是縣級(jí)人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機(jī)關(guān)。中國(guó)公民同外國(guó)人、內(nèi)地居民同香港特別行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺(tái)灣地區(qū)居民、華僑辦理婚姻登記的機(jī)關(guān)是省、自治區(qū)、直轄市人民政府民政部門或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府民政部門確定的機(jī)關(guān)。因此，婚姻登記檔案大量產(chǎn)生在縣級(jí)民政部門，只有少量涉港澳臺(tái)及涉外婚姻登記檔案會(huì)產(chǎn)生在省級(jí)民政部門。民政部并不形成婚姻登記檔案。另外，專業(yè)檔案更多產(chǎn)生于機(jī)關(guān)所屬事業(yè)單位，機(jī)關(guān)本身產(chǎn)生的并不多。除干部人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等少數(shù)專業(yè)檔案具有一定的通用性外，大多數(shù)專業(yè)檔案只在特定部門、特定領(lǐng)域產(chǎn)生、保管和利用。
二是體量普遍較大。專業(yè)檔案的數(shù)量普遍較多，以經(jīng)營(yíng)主體登記檔案為例，僅北京市形成的經(jīng)營(yíng)主體登記檔案數(shù)量就達(dá)600多萬卷。深圳市公證處自1978年成立以來，所形成的公證檔案數(shù)量超過250萬卷，更不用說基于民生管理形成的戶籍檔案、社保檔案、醫(yī)保檔案等，其數(shù)量動(dòng)輒以百萬級(jí)、千萬級(jí)來衡量，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了許多省級(jí)綜合檔案館館藏?cái)?shù)量。在資源流向方面，專業(yè)檔案一般以形成單位自身保管為主，受庫房容量、查詢利用等因素影響，最終移交進(jìn)綜合檔案館的總體比例不高。這就要求各級(jí)專業(yè)檔案管理部門在加強(qiáng)庫房建設(shè)、確保檔案實(shí)體和信息安全上切實(shí)擔(dān)負(fù)起責(zé)任。
三是歸檔要求與業(yè)務(wù)密切相關(guān)。首先，不同于文書檔案一般按年度歸檔，專業(yè)檔案在形成和歸檔環(huán)節(jié)一般隨辦隨歸。其次，專業(yè)檔案一般需要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間的“歸檔窗口”才能固化下來。如，人事類專業(yè)檔案、兒童福利機(jī)構(gòu)檔案、社區(qū)矯正檔案、經(jīng)營(yíng)主體登記檔案等在形成過程中，會(huì)不斷增加新的需要?dú)w檔的文件材料，其檔案一直處于“開口”狀態(tài)。最后，專業(yè)檔案的管理責(zé)任主體具有變動(dòng)性。如，干部人事檔案、企業(yè)職工檔案、流動(dòng)人員檔案、高校畢業(yè)生檔案等一般隨著人事關(guān)系的變動(dòng)而變化，即“檔隨人走”。社保檔案、福利院兒童檔案、戶籍檔案等也是如此。另外，經(jīng)營(yíng)主體登記檔案也隨著企業(yè)地址遷移而變化。如，當(dāng)企業(yè)從一個(gè)省市遷移到另一個(gè)省市，其登記檔案也會(huì)進(jìn)行遷移。
四是根據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行整理。專業(yè)檔案一般根據(jù)管理需要和特點(diǎn)來進(jìn)行整理，且多以卷為單位，如一人一卷、一戶一卷、一企一卷等。在檔號(hào)編制上，會(huì)使用統(tǒng)一的代碼。如，經(jīng)營(yíng)主體登記檔案以唯一的社會(huì)信用代碼作為識(shí)別檔號(hào)，社保、醫(yī)保檔案以身份證號(hào)作為識(shí)別檔號(hào)。在保管期限上，文書檔案保管期限一般分為10年、30年和永久，但專業(yè)檔案會(huì)根據(jù)其特點(diǎn)來確定，具有一定的靈活性。如，婚姻登記檔案保管期限為100年，人事檔案保管期限一般從當(dāng)事人死亡之后開始計(jì)算。企業(yè)登記主體檔案的保管期限也是從企業(yè)注銷后才開始計(jì)算。住院病歷檔案的保管期限既與本次住院形成的時(shí)間相關(guān)聯(lián)，也與前后住院的病歷動(dòng)態(tài)相關(guān)聯(lián)，具有專業(yè)性和特殊性。
五是利用服務(wù)具有自身特點(diǎn)。專業(yè)檔案一般在形成過程中或者尚未固化的時(shí)候就已經(jīng)開始發(fā)揮利用服務(wù)的作用，而不需要封閉一定期限后再開放利用。同時(shí)，專業(yè)檔案的利用具有一定的排他性，一般以直接服務(wù)當(dāng)事方和特定方為主，且查詢利用頻率較高。即使在綜合檔案館館藏檔案查詢利用服務(wù)中，利用量最大的往往也都是學(xué)籍檔案、婚姻登記檔案、企業(yè)職工檔案等?？梢哉f，專業(yè)檔案在保障和改善民生方面有著最直接最生動(dòng)的實(shí)踐，在服務(wù)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要作用。
六是數(shù)字化發(fā)展速度較快。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展方面，基于專業(yè)檔案天然的關(guān)聯(lián)性、流動(dòng)性和系統(tǒng)性特征，其管理中更容易引入和推廣信息化技術(shù)手段和方法。隨著數(shù)字政府建設(shè)和政務(wù)信息化的深入推進(jìn)，專業(yè)檔案逐步向無紙化發(fā)展，大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件被電子文件所替代，電子文件的歸檔和管理成為專業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何提升信息化條件下專業(yè)檔案治理能力，通過電子化轉(zhuǎn)型提升專業(yè)檔案工作效率，更好滿足更多更頻繁的跨地區(qū)、跨層級(jí)利用，是其管理面臨的重要課題。
除了以上6個(gè)特點(diǎn)外，專業(yè)檔案還有許多其他特點(diǎn)，如地名檔案、收養(yǎng)登記檔案等具有存量大、增量少等特點(diǎn)。
基于專業(yè)檔案的專業(yè)性和特殊性，要認(rèn)真研究和把握其特點(diǎn)和規(guī)律，有針對(duì)性地開展工作。在思想認(rèn)識(shí)方面，要按專業(yè)的方法去指導(dǎo)和管理專業(yè)檔案；在管理機(jī)制方面，要建立健全檔案主管部門與業(yè)務(wù)主管部門協(xié)作配合的工作機(jī)制，進(jìn)一步夯實(shí)工作責(zé)任；在工作推進(jìn)方面，要積極發(fā)揮管理制度的作用。需要補(bǔ)充的是，專業(yè)檔案的特點(diǎn)決定了僅僅制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須結(jié)合實(shí)際制定相應(yīng)的管理制度或辦法，努力提升管理規(guī)范化水平，不斷增強(qiáng)人民群眾的獲得感、幸福感、安全感。
注：這是周克華在國(guó)家檔案局首次舉辦的專業(yè)檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班上的報(bào)告。
