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“三合一” 制度是指在實(shí)踐中形成的，以檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式規(guī)范、指導(dǎo)檔案從形成到利用全過程的科學(xué)管理。這種理念的核心是通過明確檔案的類別歸屬、確定哪些文件材料應(yīng)該歸檔以及規(guī)定它們的保存時(shí)長，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理框架。
一、檔案分類
1、分類的目的與重要性
檔案分類是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。其目的是為了使檔案條理化、系統(tǒng)化，便于后續(xù)的檢索、利用和保管。合理的分類能夠提高檔案管理的效率，讓檔案管理人員和使用者能夠快速定位到所需的檔案。例如，在一個(gè)大型企業(yè)中，如果沒有合理的檔案分類，在查找一份多年前的合同文件時(shí)，就可能會(huì)像大海撈針一樣困難。
2、分類方法
按來源分類：這是一種常見的分類方法，即根據(jù)檔案的形成單位或部門進(jìn)行分類。比如，在政府機(jī)關(guān)，可以將檔案分為辦公室文件、財(cái)務(wù)部門文件、業(yè)務(wù)科室文件等。這樣的分類方式便于追溯檔案的形成主體，了解各部門的工作情況。
按內(nèi)容分類：按照檔案所涉及的主題或業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類。以學(xué)校檔案為例，可以分為教學(xué)檔案（如課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃等）、學(xué)生檔案（如學(xué)生成績、獎(jiǎng)懲記錄等）、人事檔案（如教師招聘、考核等）等。這種分類方法有利于集中查找與某一主題相關(guān)的檔案。
按時(shí)間分類：主要是按照檔案形成的年度、季度、月份等時(shí)間順序進(jìn)行分類。例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案可以按年度分類，這樣便于財(cái)務(wù)審計(jì)等工作的開展，能夠清晰地反映企業(yè)在不同時(shí)期的財(cái)務(wù)狀況。
綜合分類法：結(jié)合上述多種分類方法，如采用年度 - 機(jī)構(gòu) - 保管期限分類法或問題 - 年度 - 保管期限分類法等。這種方法更加靈活和實(shí)用，能夠適應(yīng)不同單位的復(fù)雜情況。以科研單位為例，可以采用項(xiàng)目 - 年度 - 保管期限分類法，先按科研項(xiàng)目分類，在每個(gè)項(xiàng)目下再按年度劃分，最后根據(jù)保管期限確定檔案的存放位置。
二、歸檔范圍
1、確定原則
具有保存價(jià)值：這是確定歸檔范圍的首要原則。判斷一份文件材料是否有保存價(jià)值，需要考慮其是否對單位的工作、歷史記錄、權(quán)益維護(hù)等方面有參考作用。例如，對于企業(yè)來說，一份重要的商業(yè)合同顯然具有保存價(jià)值，因?yàn)樗婕捌髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和法律責(zé)任；而一些臨時(shí)性的通知，如關(guān)于一次內(nèi)部會(huì)議的臨時(shí)調(diào)整通知，如果沒有特殊意義，可能就不在歸檔范圍之內(nèi)。
反映工作活動(dòng)過程和結(jié)果：歸檔的文件材料應(yīng)該能夠完整地反映單位的各項(xiàng)工作活動(dòng)。以工程項(xiàng)目為例，不僅要?dú)w檔項(xiàng)目的最終驗(yàn)收報(bào)告，還要包括項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工過程中的變更通知等，這樣才能全面展現(xiàn)項(xiàng)目從籌備到完成的整個(gè)過程。
具體范圍示例
文書檔案：包括單位的收發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃和總結(jié)等。例如，政府機(jī)關(guān)的紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要等都屬于文書檔案的歸檔范圍。這些文件記錄了單位的行政管理活動(dòng)和決策過程。
業(yè)務(wù)檔案：因單位性質(zhì)不同而各異。對于醫(yī)院來說，病歷檔案是重要的業(yè)務(wù)檔案；對于設(shè)計(jì)院來說，設(shè)計(jì)圖紙和項(xiàng)目文檔是主要的業(yè)務(wù)檔案。這些檔案反映了單位的核心業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)成果。
財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。財(cái)務(wù)檔案對于單位的財(cái)務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)核算以及稅務(wù)審計(jì)等工作具有至關(guān)重要的作用，是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要記錄。
人事檔案：包括員工的個(gè)人簡歷、招聘錄用文件、考核評價(jià)、工資待遇等材料。人事檔案是單位進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)，涉及員工的個(gè)人權(quán)益和單位的人事管理工作。
三、保管期限
1、劃分依據(jù)
法規(guī)和政策要求：國家和地方對于不同類型的檔案有相應(yīng)的保管期限規(guī)定。例如，涉及國家重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案，根據(jù)國家檔案管理法規(guī)，可能需要長期甚至永久保存；而一般性的事務(wù)性文件可能只需要短期保存。
單位自身需求：單位根據(jù)自身的工作特點(diǎn)和未來發(fā)展需要來確定檔案的保管期限。比如，一個(gè)具有悠久歷史的文化機(jī)構(gòu)，可能會(huì)對一些能夠反映其發(fā)展歷程的檔案，如早期的活動(dòng)策劃文件、重要人物的往來信件等，規(guī)定較長的保管期限，以便用于文化傳承和歷史研究。
2、保管期限類型及示例
永久保存：一般適用于具有重要?dú)v史價(jià)值、對國家和社會(huì)有深遠(yuǎn)意義的檔案。如國家機(jī)關(guān)的法律法規(guī)文件原始版本、重大歷史事件的記錄檔案等。在企業(yè)中，像企業(yè)的成立文件、重要的專利技術(shù)文件等也可能屬于永久保存的范疇。
定期保存（30 年、10 年等）：例如，行政機(jī)關(guān)的一般性公文，根據(jù)國家檔案保管期限規(guī)定，可能確定為 10 年保管期限。企業(yè)的一些普通的業(yè)務(wù)往來文件，如一般性的采購合同，在完成相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)后，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，可能確定為 30 年的保管期限，用于可能出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)糾紛或?qū)徲?jì)等情況。
四、三者的關(guān)聯(lián)性與協(xié)同管理
1、關(guān)聯(lián)性體現(xiàn)
檔案分類為歸檔范圍的確定提供了框架。不同類別的檔案有其相對應(yīng)的歸檔范圍，例如，在按內(nèi)容分類的教學(xué)檔案類別下，就可以明確教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、學(xué)生成績等為其歸檔范圍。
歸檔范圍又直接影響保管期限的劃分。具有重要保存價(jià)值、屬于核心歸檔范圍的檔案，如單位的章程、重要合同等往往會(huì)被劃分為永久保存或較長的定期保存期限；而一些一般性的、輔助性的文件，其保管期限可能較短。
2、協(xié)同管理策略
建立統(tǒng)一的檔案管理制度：將檔案分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定整合在一個(gè)管理制度中，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和流程。例如，在制度中詳細(xì)列出按不同分類方法劃分的檔案類別，每個(gè)類別下的歸檔范圍明細(xì)，以及對應(yīng)的保管期限規(guī)定，讓檔案管理人員有章可循。
同步更新與維護(hù)：當(dāng)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生變化、國家法規(guī)政策調(diào)整或者檔案管理技術(shù)更新時(shí)，要同步更新檔案分類、歸檔范圍和保管期限的相關(guān)內(nèi)容。例如，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，政府機(jī)關(guān)可能會(huì)新增一些電子文件的歸檔類別，同時(shí)調(diào)整其保管期限和歸檔范圍，以適應(yīng)新的工作環(huán)境和要求。
