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介紹一些檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
一、國際標(biāo)準(zhǔn)
1、ISO 15489 - 1:2016《信息與文獻(xiàn) - 記錄管理 - 第 1 部分：概念與原則》
這一標(biāo)準(zhǔn)為記錄（包括檔案）的管理提供了一個(gè)全面的框架。它涵蓋了記錄管理的各個(gè)方面，從記錄的創(chuàng)建、捕獲、分類到存儲(chǔ)、檢索和處置。
強(qiáng)調(diào)記錄的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。例如，在電子記錄管理中，要求通過技術(shù)手段確保記錄在整個(gè)生命周期內(nèi)保持這些特性，防止記錄被篡改或丟失。
提倡建立記錄管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)能夠有效地支持組織的業(yè)務(wù)流程和決策過程，并且要符合組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和法規(guī)要求。
2、ISO 30300:2019《信息與文獻(xiàn) - 記錄管理系統(tǒng) - 基礎(chǔ)和詞匯》
定義了記錄管理系統(tǒng)的基本概念和術(shù)語，有助于在全球范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案整理和管理相關(guān)的術(shù)語表達(dá)。
為組織建立和維護(hù)記錄管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)指導(dǎo)，包括系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控和持續(xù)改進(jìn)等環(huán)節(jié)。它還規(guī)定了記錄管理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能，如記錄的識(shí)別、分類、存儲(chǔ)和檢索等功能。
二、國家標(biāo)準(zhǔn)
1、GB/T 11822 - 2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》
適用于科學(xué)技術(shù)檔案的整理。規(guī)定了科技檔案案卷的組卷要求，包括文件材料的收集范圍，如科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的全過程文件。
對(duì)案卷內(nèi)文件的排列順序有明確規(guī)定，例如，產(chǎn)品科研檔案按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告等順序排列。
詳細(xì)說明了案卷編目的內(nèi)容，包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的編制要求。例如，案卷封面應(yīng)注明檔案號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期等信息。
2、GB/T 9705 - 2008《文書檔案案卷格式》
針對(duì)文書檔案，規(guī)范了案卷的格式。包括案卷的裝訂要求，如采用三孔一線的裝訂方式時(shí)，孔距和裝訂線長度的標(biāo)準(zhǔn)。
規(guī)定了卷內(nèi)文件的排列規(guī)則，一般按重要程度或時(shí)間順序排列。例如，對(duì)于發(fā)文，可按文件的文號(hào)順序排列；對(duì)于收文，按收到文件的日期順序排列。
對(duì)文書檔案的編目也有具體要求，如卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。
三、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（以檔案行業(yè)為例）
1、DA/T 22 - 2015《歸檔文件整理規(guī)則》
這是我國檔案行業(yè)的重要標(biāo)準(zhǔn)，改變了傳統(tǒng)的以 “卷” 為單位的整理方法，采用以 “件” 為單位進(jìn)行歸檔文件整理。
規(guī)定了文件的組件（將每份文件作為一個(gè)獨(dú)立的組件）和分類方法，如按年度 - 機(jī)構(gòu)（問題） - 保管期限等分類方案進(jìn)行分類。
明確了文件的排列方式，如同一事由的文件按形成時(shí)間先后順序排列。同時(shí)，對(duì)歸檔文件的編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)也有詳細(xì)的操作規(guī)范。
2、DA/T 38 - 2008《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》
專注于電子文件歸檔的光盤存儲(chǔ)方面。規(guī)定了用于歸檔電子文件的光盤的技術(shù)參數(shù)，如光盤的類型（如 CD - R、DVD - R 等）、記錄格式等。
對(duì)光盤的刻錄過程、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、光盤的標(biāo)識(shí)和保管等都有嚴(yán)格的要求。例如，在刻錄過程中，要求采用多區(qū)段刻錄方式，以確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀取性。
四、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)（以示例說明）
一些大型企業(yè)會(huì)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理需求，制定內(nèi)部的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。例如，金融企業(yè)可能會(huì)有嚴(yán)格的金融檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。
這些標(biāo)準(zhǔn)通常會(huì)在遵循國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化檔案的分類方式。如銀行可能會(huì)將信貸檔案分為個(gè)人信貸檔案和企業(yè)信貸檔案，個(gè)人信貸檔案又按貸款產(chǎn)品類型（住房貸款、消費(fèi)貸款等）和客戶姓名等進(jìn)行細(xì)分。
對(duì)檔案的保管期限也會(huì)有明確規(guī)定，根據(jù)業(yè)務(wù)重要性和法規(guī)要求，將檔案分為短期（1 - 5 年）、中期（5 - 10 年）和長期（10 年以上）保管。同時(shí)，對(duì)檔案的查閱和利用流程也會(huì)有詳細(xì)的規(guī)范，以確保檔案信息的安全和合理利用。
