服務(wù)熱線
在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案館面臨著諸多挑戰(zhàn)，其中信息孤島問(wèn)題尤為突出。信息孤島是指在檔案館內(nèi)部，因多種因素致使信息系統(tǒng)間功能互不關(guān)聯(lián)、信息無(wú)法共享互換，且與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)的狀況。這一現(xiàn)象嚴(yán)重制約了傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展與效能發(fā)揮，亟待深入剖析并尋求解決之策。
傳統(tǒng)檔案館往往存在多個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)多是在不同時(shí)期構(gòu)建，采用了各異的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)格式。例如，早期檔案收集可能依賴單機(jī)數(shù)據(jù)錄入軟件，而存儲(chǔ)則基于簡(jiǎn)單文件服務(wù)器，二者缺乏有效數(shù)據(jù)交互接口。同時(shí)，不同硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)間兼容性欠佳，老舊掃描設(shè)備生成的圖像格式可能無(wú)法被新管理軟件識(shí)別，且檔案館使用的多種數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（如 Access 與 SQL Server）在數(shù)據(jù)交換與整合時(shí)困難重重。
檔案數(shù)據(jù)格式在傳統(tǒng)檔案館中呈現(xiàn)多樣化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的 TIF、JPEG、PDF 等格式并存。這種差異在數(shù)據(jù)整合與共享時(shí)形成重重阻礙，如一份含文字說(shuō)明的照片檔案（文字為 PDF 格式，照片為 JPEG 格式）在專題展覽制作時(shí)，需耗費(fèi)大量精力處理格式兼容問(wèn)題。并且，各獨(dú)立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)更新難以同步，檔案整理環(huán)節(jié)對(duì)分類信息的修改可能無(wú)法及時(shí)在利用系統(tǒng)中體現(xiàn)，導(dǎo)致用戶查詢時(shí)因依據(jù)舊分類信息而找不到檔案，影響檔案利用效率。
傳統(tǒng)檔案館內(nèi)部部門(mén)分割現(xiàn)象顯著，檔案收集、保管和利用部門(mén)之間溝通協(xié)作機(jī)制匱乏。收集部門(mén)若未及時(shí)將新檔案信息完整告知保管部門(mén)，入庫(kù)存儲(chǔ)時(shí)便可能出現(xiàn)信息缺失或錯(cuò)誤。而且檔案管理流程在部門(mén)間脫節(jié)，例如檔案編研工作需多部門(mén)協(xié)作，由于缺乏一體化流程管理系統(tǒng)，部門(mén)銜接不暢，編研效率低下，成果也難以及時(shí)反饋至利用環(huán)節(jié)。
信息孤島的存在極大地影響了傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)質(zhì)量。用戶查詢檔案時(shí)，常需在多個(gè)系統(tǒng)或部門(mén)間來(lái)回奔波，如研究人員查閱跨年代、跨類型檔案，需依次前往收集、保管、利用部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)，過(guò)程繁瑣且效率低下。此外，服務(wù)范圍也因信息孤島而受限，難以開(kāi)展跨館際聯(lián)合展覽、基于大數(shù)據(jù)分析的知識(shí)服務(wù)等多元化服務(wù)，無(wú)法充分彰顯檔案價(jià)值。
構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)是關(guān)鍵之舉。應(yīng)選擇或開(kāi)發(fā)一套覆蓋檔案全流程管理且兼容多種數(shù)據(jù)格式的系統(tǒng)，如基于云計(jì)算的平臺(tái)，可集中存儲(chǔ)不同來(lái)源檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)統(tǒng)一界面供用戶訪問(wèn)。同時(shí)，借助中間件技術(shù)整合現(xiàn)有獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)集成中間件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間的傳輸與轉(zhuǎn)換，確保符合接收系統(tǒng)要求。另外，需更新和統(tǒng)一館內(nèi)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，升級(jí)硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)以符合通用標(biāo)準(zhǔn)，采用標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)編碼與元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)際或國(guó)內(nèi)通用標(biāo)準(zhǔn)），保障不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確交換與理解。
首先要對(duì)已有檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面清洗，運(yùn)用數(shù)據(jù)比對(duì)工具去除重復(fù)、錯(cuò)誤與過(guò)時(shí)數(shù)據(jù)，如依據(jù)一定規(guī)則處理不同系統(tǒng)中的重復(fù)檔案記錄。接著建立數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則與工具，將各類格式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一且利于共享利用的格式，例如將文字型檔案轉(zhuǎn)換為 XML 格式方便檢索與知識(shí)挖掘。在此基礎(chǔ)上，設(shè)立數(shù)據(jù)共享中心與數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，數(shù)據(jù)共享中心可采用區(qū)塊鏈等分布式存儲(chǔ)技術(shù)構(gòu)建，作為檔案數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)與共享平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)安全可靠；數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)則按主題、年代、類型等維度組織存儲(chǔ)清洗轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)，為檔案利用與知識(shí)挖掘提供有力支撐。同時(shí)，制定明確的數(shù)據(jù)共享政策，規(guī)定可共享檔案數(shù)據(jù)范圍、共享對(duì)象與方式，如對(duì)涉密和隱私檔案嚴(yán)格限制共享范圍，對(duì)普通檔案在館內(nèi)及授權(quán)外部機(jī)構(gòu)間共享；并建立精細(xì)權(quán)限管理系統(tǒng)，依用戶角色、級(jí)別與業(yè)務(wù)需求分配不同數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，如檔案管理人員擁有增刪改權(quán)，普通用戶僅有查詢權(quán)。
建立跨部門(mén)溝通機(jī)制不可或缺，可成立協(xié)調(diào)小組定期召開(kāi)會(huì)議商討檔案管理問(wèn)題與解決方案，如每月組織收集、保管、利用部門(mén)參加的協(xié)調(diào)會(huì)交流工作情況；同時(shí)借助即時(shí)通訊工具與工作流軟件加強(qiáng)日常溝通，如利用企業(yè)微信等及時(shí)共享檔案信息與處理流程。此外，對(duì)檔案管理全流程進(jìn)行梳理優(yōu)化，打破部門(mén)壁壘，構(gòu)建一站式服務(wù)流程，用戶可通過(guò)單一窗口提交利用申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門(mén)處理，減少用戶奔波；引入機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）等技術(shù)處理重復(fù)性檔案任務(wù)，如數(shù)據(jù)錄入與格式轉(zhuǎn)換，提升流程效率并降低人為錯(cuò)誤。
秉持以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)理念，通過(guò)用戶調(diào)研與反饋機(jī)制深入了解各類用戶需求，如定期開(kāi)展?jié)M意度調(diào)查以改進(jìn)檔案查詢系統(tǒng)界面與功能；提供個(gè)性化服務(wù)，依據(jù)用戶興趣與使用習(xí)慣推薦檔案資源，如分析用戶查詢歷史記錄推送相關(guān)新檔案信息。在服務(wù)方式上，積極拓展線上服務(wù)，建立檔案館網(wǎng)站與移動(dòng)應(yīng)用程序，提供在線查詢、預(yù)約借閱、虛擬展覽等服務(wù)，方便用戶隨時(shí)隨地利用檔案；加強(qiáng)館際合作與社會(huì)合作，與其他文化機(jī)構(gòu)共建聯(lián)合服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享互補(bǔ)，與企業(yè)合作開(kāi)展檔案知識(shí)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，如基于檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)歷史文化產(chǎn)品等，突破信息孤島限制，提升傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)水平與影響力。
通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息孤島問(wèn)題的全面認(rèn)識(shí)與上述針對(duì)性解決策略的實(shí)施，傳統(tǒng)檔案館有望在數(shù)字化浪潮中實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型與升級(jí)，更好地履行檔案管理與文化傳承的重要使命。
